Le operazioni di registrazione degli incassi, sia in entrate che in uscita, che devono corrispondere con i dati contabili aziendali, prevedono le seguenti operazioni:

• scarico settimanale, da portale delle Poste dei pagamenti effettuati con bollettini di c/c postale, caricamento dei files su data base aziendale, slampa riepiloghi e lista scartati da inserire manualmente ricerca e stampa immagine dei pagamenti non accreditati in automatico da dischetto fornito ogni 15 giorni da Poste e da portale telematico delle Poste per dematerializzali
• codifica e successivo inserimento manuale nella posizione del singolo utente o inserimento in foglio elettronico in caso di impossibilità di accredito (”sconosciuti”)
• scarico, codifica e inserimento manuale nelle singole posizioni dei pagamenti a mezzo bonifico postale rilevati da estratto conto postale (controllo incrociato con cartaceo)
• scarico, codifica e inserimento manuale nelle singole posizioni dei pagamenti a mezzo bonifico bancario (reversali d’incasso) rilevati dai giornali di cassa
• scarico periodico, da portale della banca dei pagamenti effettuati c/o sedi tesoreria e aggiomaniento gestionale aziendale
• verifica commissioni bancarie
• inserimento nel gestionale aziendale delie prime note relative agli accrediti da giro cassa controllo e inserimento su singole posizioni di tutti i crediti dichiarati inesigibili e debiti considerati prescritti (a seguito determina o decreto) compensazione del credito per deposito cauzionale con spese tecniche e/o prezzo cessione alloggio in caso di vendita
• registrazione nelle singole posizioni contabili di tutte le restituzioni di crediti vantate dagli utenti e predisposte dai singoli uffici (inandati di pagamento)
• scarico file da portale “tesoreria” allineamento e controllo mensile insoluti, cancellazione con programma incassi del gestionale aziendale;
• ripartizione incassi in acconto (eccedenze) su pregresso – compilazione del rendiconto di raffronto mensile tra gli introiti accreditati nei singoli c/c postali e bancari e quelli accrediti nel gestionale aziendale, necessario per la chiusura mensile della contabilità compilazione e relativo aggiornamento delTelenco di tutti i versamenti non accreditati effettuati da utenti non ancora codificati e periodiche verifiche
• gestione delle richieste/variazioni/revoche di domiciliazione bancaria (scarico dati da portale banca di allineamento, inserimento dati nel gestionale aziendale e archiviazione dati ìn formato pdf), corrispondenza e assistenza ad utenti con eventuale invio modulistica su richiesta, trasmissione moduli per il pagamento in caso di revoca della disposizione predisposizione e stampa reversali d’incasso relative ai pagamenti effettuati tramite bonifico bancario
• eventuale annullamento dei debiti di piccola entità con decreto annualmente predisposto (solo per locazioni cessate) incameramento credili relativi a posizioni cessate da oltre 10 anni (verifica casi da inserire nel decreto autorizzativo) bollettazione massiva: calcolo ed inserimento interessi di mora; variazioni manuali di addebiti/accrediti ìn bolletta di piccola entità restituzione crediti di incassi in acconto (eccedenze) su bollette in spedizione